פורטל ארגוני מבוסס SharePoint Online להצלחת תהליך ייעוץ ארגוני
o-me | פתרונות תקשורת מתקדמים לעסקים וחברות
מאמרים » הדרכות
 

פורטל ארגוני מבוסס SharePoint Online להצלחת תהליך ייעוץ ארגוני

 

מניסיוננו בעבודה עם ארגונים שונים למדנו כי ייעוץ ארגוני, מוצלח ככל שיהיה, נוטה לאבד מהאפקטיביות שלו ברגע שהיועץ הארגוני עוזב את הארגון. ומהר מאוד ההרגלים הישנים צפים ועולים חזרה על פני השטח.

הארגון כמערכת מורכבת מתקשה להסתגל לשינויים ולהטמיע ערכים התנהגותיים חדשים ומתודות עבודה (הרגלים, תפיסות שונות, אמונות, רגישויות אישיות ועוד) אך כאשר השינויים, בין אם בהפנמת מבנה ארגוני משתנה, נהלים או שינוי בתהליכי עבודה מתרחשים באמצעות מערכת ממוחשבת, קל לעובדים להטמיע את השינוי במהירות ויעילות.


קצת על הטכנולוגיה

אנו משתמשים בפלטפורמה של מיקרוסופט SharePoint Online, המערכת המתקדמת ביותר להקמת פורטלים פנים ארגוניים.
השרות הינו שרות בתשלום חודשי רק על משתמשים בפועל, גמיש בהגדלה/הקטנה של מספר המשתמשים, ללא צורך ברכישת שרתים, רישיונות, התקנה ו/או תחזוקה.
הפורטל נגיש מכל מקום, מכל מחשב, במכשירי טלפון חכמים ובטאבלטים.

עד כה הקמת פורטל ארגוני היה פרוייקט מורכב ויקר, שרק ארגונים גדולים עם תקציבים גדולים יכלו להרשות לעצמם. עם SharePoint Online, גם עסקים קטנים ובינוניים יכולים להשתמש בכלי רב עוצמה זה, שהעניק עד כה יתרון עסקי רק לארגונים גדולים.

מידע נוסף על SharePoint Online


איך פורטל ארגוני מבוסס SharePoint Online יכול לעזור בהצלחת הייעוץ הארגוני

  • הפורטל מחבר בין מרכיבי הארגון: המבנה הארגוני, בעלי תפקידים, מידע, תהליכים, משימות ופעילויות ארגוניות
  • יצירת מנגנונים להנעה ובקרה
  • מאפשר למשאב החשוב ביותר בחברה, העובדים וניסיונם, להפוך למשאב יקר ערך.
    לא עוד ריכוזיות המידע בידי אינדיבידואלים בודדים, אלא מערכת שמאפשרת לאינטליגנציה הקולקטיבית של העובדים להפוך לחלק מהמידע הארגוני ובכך יוצרת יתרון עסקי חשוב.

 

דוגמה למקרה עם לקוח – ניהול תהליכי הזמנת רכש ומשאבים

אחד מלקוחותינו הוא חברת בנייה, שעובדיה מפוזרים במתקנים שונים ברחבי הארץ.
בתהליך התחקיר במסגרת אפיון הפורטל הארגוני מהר מאוד גילינו כי הנקודה הכואבת בארגון זה נושא הזמנות רכש ומשאבים.

לאחר תהליך שהחברה עברה עם יועץ ארגוני נכתב נוהל עבודה ברור אך למרות זאת רוב העובדים חזרו להרגליהם הישנים. זמן רב המשיך להתבזבז, הזמנות שלא טופלו, הזמנות כפולות, ומריבות ומתח בין העובדים נשאר דבר שבשגרה.

הפתרון שיצרנו בשיתוף עם היועץ הארגוני היה פשוט. יצרנו טופס, הזמין רק למי שמורשה לבצע הזמנה, עם אייקון ברור ובולט. המזמין ממלא את פרטי ההזמנה, שנשלחת למנהלת הרכש, שמעדכנת את הטופס בסטטוס, שנשלח אוטומטית למזמין, שיכול גם לראות את הסטטוסים של כל ההזמנות שלו. המנגנון היה כל כך יעיל וקל לשימוש שלא היה צורך להתקשר, לשלוח מיילים, ולהגיע למצבים של אי הבנה.

פתרון פשוט זה היה סוף למתחים ומריבות, לטלפונים, ישיבות, ברורים ולבזבוז זמן רב כל כך.
לא מספיק שהיה נוהל עבודה כתוב וברור. היה חסר אייקון גדול שהניע את התהליך ומערכת שתתמוך בנוהל.

פורטל ארגוני עוזר להוציא לפועל את תוצאות עבודתו של היועץ הארגוני ולהביא את העובדים לעבוד בצורה נכונה.

 
גרסת הדפסה   |   שלח לחבר